Häufig gestellte Fragen

Gehen Sie zu "Kontakte" und klicken Sie auf "Neuer Kontakt". Füllen Sie die erforderlichen Felder aus (Vorname, Nachname) und speichern Sie den Kontakt. Sie können später weitere Informationen wie E-Mail, Telefon und Adresse hinzufügen.

Navigieren Sie zu "Fotoshootings" und klicken Sie auf "Neues Fotoshooting". Wählen Sie den Typ, Datum, Zeit und den Hauptkontakt aus. Sie können auch Standort und Notizen hinzufügen.

Gehen Sie zu "Angebote" und klicken Sie auf "Neues Angebot". Wählen Sie das zugehörige Fotoshooting, geben Sie Titel, Beschreibung und Betrag ein. Sie können auch Steuersatz und Gültigkeitsdatum festlegen.

Gehen Sie zu "Rechnungen" und klicken Sie auf "Neue Rechnung". Wählen Sie das zugehörige Angebot aus, überprüfen Sie die Details und erstellen Sie die Rechnung. Sie können auch QR-Codes für Schweizer Banken generieren, wenn Sie Ihre Bankdaten in den Einstellungen konfiguriert haben.

Klicken Sie auf eine Kundenkarte in der Kontakt-Übersicht, um zur Detailseite zu gelangen. Dort finden Sie einen Aufgaben-Bereich, in dem Sie neue Aufgaben erstellen können. Diese Aufgaben sind direkt mit dem Kunden verknüpft und erscheinen in Ihrem Dashboard. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Aufgaben fällig sind.

Ja! Gehen Sie zu "Kontakte" → "Import" und laden Sie eine CSV-Datei hoch. Die Datei sollte Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Adresse enthalten. Wir unterstützen verschiedene CSV-Formate.

Alle Rechnungen und Angebote können als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie einfach auf "PDF herunterladen" in der Detailansicht. Die PDFs sind schweizerisch konform und enthalten QR-Bills für einfache Zahlung.

Der Lead-Posteingang sammelt Ihre Anfragen an einem Ort: aus dem E-Mail-Posteingang (IMAP) und optional zusätzlich über ein einbindbares Kontaktformular auf Ihrer Website. Sie führen Konversationen in einer Chat-Ansicht, setzen den Lead-Status (Neu, In Bearbeitung, Angebot versendet, Zusage, Absage) und legen daraus Kontakte oder Angebote an. Den Posteingang finden Sie unter Verkauf → Posteingang. Unter Verkauf → Rundmail erreichen Sie Ihre Kontakte mit Newslettern.

Gehen Sie zu Einstellungen → Leads (Bereich E-Mail-Konten / SMTP & IMAP) und fügen Sie ein Konto hinzu: IMAP für den Import und SMTP für den Versand (Server, Ports, Zugangsdaten). Optional legen Sie einen Betreff-Filter fest. Anschließend synchronisieren Sie im Posteingang – oder es läuft automatisch beim nächsten Login mit.

Nur E-Mails, deren Betreff zu Ihren Schlagwörtern passt (mehrere kommagetrennt), werden als Leads importiert; leer bedeutet: alle Mails. Wenn Sie das Website-Formular aktivieren, setzt CAPTRO den Filter automatisch auf ANFRAGE-WEBSITE; beim Deaktivieren werden Ihre bisherigen Filter wiederhergestellt. Alles steuern Sie unter Einstellungen → Leads.

Öffnen Sie einen Lead und klicken Sie auf "Als Kontakt anlegen". Die Felder (Name, Email, Telefon) werden automatisch vorausgefüllt. Falls bereits ein Kontakt mit derselben Email existiert, wird Ihnen angeboten, den bestehenden Kontakt zuzuordnen. Sie können auch über "Kontakt zuordnen" einen bestehenden Kontakt manuell verknüpfen.

"Ignorieren" verschiebt den Lead in den Ignoriert-Tab -- er wird nicht mehr in der Hauptansicht angezeigt, kann aber jederzeit wiederhergestellt werden. Neue Antworten auf ignorierte Leads werden weiterhin erfasst. "Neu laden" löscht den Lead und importiert ihn sofort frisch vom Email-Server -- nützlich wenn die Darstellung der Email nicht stimmt.

Ja. Unter Einstellungen → Leads aktivieren Sie das Website-Formular, passen Felder und Design an und binden den bereitgestellten Code in Ihre Seite ein. E-Mail (SMTP/IMAP) bleibt die Basis für Empfang und Antworten; Website-Anfragen erscheinen wie gewohnt im Posteingang.

Ja. Im Posteingang schreiben Sie im Thread; die Nachricht geht über Ihr in den Einstellungen hinterlegtes SMTP raus. Antworten Ihrer Kunden werden beim Sync wieder im gleichen Lead angezeigt.

Die Rundmail ist der Sammelversand unter Verkauf → Rundmail: eine Nachricht an viele Kontakte gleichzeitig (nur solche mit E-Mail-Adresse), z. B. Newsletter oder Aktionen. Sie formatieren den Text und können Anhänge ergänzen. Der Versand erfolgt über die Schaltfläche Senden und benötigt ein konfiguriertes SMTP unter Einstellungen → Leads; CAPTRO drosselt den Versand schonend (Pausen, begrenzte Mails pro Minute). In der Statistik sehen Sie Zustellungen und grob die Öffnungsrate; Öffnungen werden per kleinem Bild in der Mail erkannt – wenn der Kunde Bilder blockiert, kann das die Zahl beeinflussen.

Nein. Im Posteingang schreiben Sie im Kontext eines konkreten Leads im Thread (1:1). Die Rundmail erreicht dagegen ausgewählte Kontakte mit dem gleichen Inhalt auf einmal und hat eine eigene Versand- und Öffnungsübersicht – gedacht für Newsletter und Massen-Infos, nicht für einzelne Anfragen.

Die Online-Buchung ist ein einbindbares Termin-Widget für Ihre Website: Kund:innen sehen freie Slots und stellen eine Buchungsanfrage. Sie konfigurieren Verfügbarkeit, Preise, Design und den Einbindungs-Code unter Einstellungen → Online-Buchung. Nach der Bestätigung per Link in der E-Mail legt CAPTRO ein Fotoshooting an. Alle Anfragen und Status finden Sie unter Verkauf → Online-Buchungen. Optional können Sie pro Shooting-Typ eine Typ-ID im Script setzen, damit nur ein bestimmtes Angebot wählbar ist.

Unter Einstellungen → Online-Buchung → Einbindung kopieren Sie das bereitgestellte Script und fügen es in Ihre Webseite ein (idealerweise HTTPS). Sie können erlaubte Domains hinterlegen, damit das Widget nur von Ihrer Site aus funktioniert. Für den Betrieb mit aktivierter Buchung sollten Sie unter „Inhalt & Verfügbarkeit“ mindestens Adresse oder Stadt für den Standard-Ort eintragen.

Ja, optional unter Einstellungen → Leads: Sie legen fest, nach wie vielen Tagen und für welche Shootings-Status eine Dankesmail an den Hauptkontakt geht, inklusive persönlicher Platzhalter im Text. Ab einem wählbaren Startdatum können ältere Shootings ausgeschlossen werden. Der Versand läuft über Ihr E-Mail-Konto; je nach Hosting kann dafür eine geplante Server-Aufgabe (Cronjob) nötig sein – dazu helfen wir im Support gern.

Gehen Sie zu einem Fotoshooting-Detail und scrollen Sie zum Verträge-Bereich. Klicken Sie auf "Vertrag hochladen", wählen Sie eine PDF- oder Word-Datei aus und geben Sie einen Titel ein. Nach dem Upload erhalten Sie einen öffentlichen Link, den Sie Ihren Kunden zum Unterschreiben senden können.

Nach dem Upload erhalten Sie einen öffentlichen Link. Senden Sie diesen Link an Ihren Kunden. Der Kunde kann dann den Vertrag im Browser öffnen, durchlesen und mit einem digitalen Signature Pad unterschreiben. Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald der Vertrag unterschrieben wurde. Das signierte PDF wird gespeichert und kann jederzeit heruntergeladen werden.

Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Dokumente" und dort finden Sie Felder für individuelle Kopf- und Fusstexte für Angebote und Rechnungen. Diese Texte erscheinen dann auf allen neuen Dokumenten. Wichtig: Bereits bestehende Angebote und Rechnungen müssen neu gespeichert werden, damit die neuen Texte übernommen werden.

Unter "Einstellungen" → "Fragenkataloge" können Sie eigene Fragenkataloge erstellen (z.B. "Hochzeits-Briefing", "Portrait-Fragebogen"). Fügen Sie Fragen hinzu und weisen Sie den Katalog dann bei einem Fotoshooting zu. Ihre Kunden können die Fragen dann online beantworten und Sie haben alle wichtigen Informationen an einem Ort.

Jedes Fotoshooting hat einen "ICS exportieren"-Button. Klicken Sie darauf und die .ics-Datei wird heruntergeladen. Öffnen Sie die Datei und das Shooting wird automatisch in Ihrem Kalender (Outlook, Google Kalender, Apple Kalender, etc.) eingetragen.

Ja! In den Einstellungen können Sie unter "Dokumente" die Schriftart für Angebote und Rechnungen anpassen. Wählen Sie aus einer Vielzahl von professionellen Google Fonts und passen Sie Ihre PDFs an Ihr Corporate Design an.

CAPTRO verhindert automatisch das Löschen von Daten, die noch in Verwendung sind. Kontakte können nicht gelöscht werden, wenn sie mit Fotoshootings oder Angeboten verknüpft sind. Das schützt vor Datenverlust.

Ja! Bei jedem Fotoshooting können Sie einen Hauptkontakt und zusätzliche Kontakte hinzufügen. Das ist besonders nützlich bei Hochzeiten oder grosseren Events mit mehreren Beteiligten.

Gehen Sie zu einem Fotoshooting-Detail und scrollen Sie zum Galerie-Bereich. Klicken Sie auf "Bilder hochladen" und wählen Sie entweder einzelne Bilder oder einen ganzen Ordner aus. Bei Ordner-Upload können Sie einen Namen vergeben (z.B. "01 First Look"), der in der Galerie angezeigt wird. Die Bilder werden automatisch hochgeladen und Thumbnails erstellt.

Ja! Wählen Sie im Upload-Dialog "Ganzer Ordner" als Upload-Modus. Dann können Sie einen Ordner-Namen vergeben (z.B. "02 Trauung", "03 Apero"). Beim Auswählen des Ordners erscheint ein Browser-Dialog zur Bestätigung - dies ist eine Sicherheitsabfrage des Browsers. Alle Bilder im Ordner werden dann automatisch in dieser Kategorie organisiert.

Jede Galerie erhält automatisch einen privaten Link (Token). Sie finden diesen Link im Galerie-Bereich des Fotoshootings. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn an Ihre Kunden. Kunden können dann die Galerie öffnen, Bilder in Lightbox-Ansicht betrachten, einzeln herunterladen oder alle Bilder als ZIP-Datei herunterladen.

Bilder können in Ordnern organisiert werden, was besonders bei Hochzeiten und Events nützlich ist. Sie können z.B. Ordner wie "01 First Look", "02 Trauung", "03 Apero" erstellen. Bilder ohne Ordner werden unter "Weitere Bilder" angezeigt. Die Lightbox navigiert automatisch durch alle Bilder in der richtigen Reihenfolge.

Ja! In der öffentlichen Galerie-Ansicht gibt es einen Button "Alle Bilder als ZIP herunterladen". Kunden können damit alle Bilder einer Galerie in einer ZIP-Datei herunterladen. Die Bilder werden in Original-Qualität bereitgestellt.

Wir bieten zwei Abonnements an: Monatlich (CHF 25/Monat) und Jahresabo (CHF 240/Jahr, spart 20%). Beide enthalten alle Features ohne Begrenzungen für Kontakte, Fotoshootings und Angebote.

Ja, Sie können Ihr Abonnement jederzeit in den Einstellungen kündigen. Die Kündigung wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam. Ihre Daten bleiben bis dahin verfügbar.

Bei abgelaufenem Abonnement haben Sie nur noch Zugriff auf die Einstellungen. Alle Ihre Daten bleiben gespeichert und sind nach der Verlängerung wieder verfügbar. Wir löschen keine Daten automatisch.

Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Bank-Import" und laden Sie Ihre Bank-CSV-Datei hoch. Das System erkennt automatisch Transaktionen und gleicht sie mit Ihren Rechnungen und Ausgaben ab. Sie können dann mit einem Klick alle bestätigten Transaktionen in die Buchhaltung übernehmen. Das spart enorm viel Zeit bei der Buchhaltung!

Beim Erstellen einer neuen Rechnung können Sie "Teilrechnungen erstellen" aktivieren. Wählen Sie zwischen Prozent-basiert (z.B. 50% / 50%) oder festen Beträgen. Das System erstellt automatisch die einzelnen Teilrechnungen und verwaltet den Restbetrag.

Teilrechnungen ermöglichen es, grosse Aufträge in mehrere Zahlungen aufzuteilen. Zum Beispiel können Sie 50% bei Auftragserteilung und 50% bei Lieferung abrechnen. Das System verwaltet automatisch den Restbetrag und zeigt an, was noch offen ist.

Gehen Sie zu "Ausgaben" (unter Buchhaltung) und erstellen Sie neue Ausgaben. Sie können Kategorien zuweisen, MwSt. erfassen und Zahlungsstatus verwalten. Ausgaben werden automatisch in die Buchhaltung gebucht, wenn sie als "bezahlt" markiert werden.

CAPTRO bietet ein vollständiges Buchhaltungssystem nach Schweizer KMU-Standard. Rechnungen und Ausgaben werden automatisch gebucht. Sie erhalten Erfolgsrechnung, Bilanz und MwSt-Abrechnung - perfekt für Ihre Steuererklärung.

Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Übersicht" und Sie sehen für jedes Geschäftsjahr einen "Jahresabschluss durchführen"-Button. Der Jahresabschluss setzt alle Erfolgskonten (Ertrag/Aufwand) auf 0, bucht den Gewinn/Verlust ins Eigenkapital und erstellt Eröffnungsbuchungen für das Folgejahr. Das Jahr wird dann gesperrt und keine weiteren Buchungen sind möglich. Sie können das Jahr jedoch bei Bedarf wieder entsperren, um Korrekturen vorzunehmen.

CAPTRO bietet doppelte Buchführung, automatische Buchungen für Rechnungen und Ausgaben, Schweizer KMU-Kontenplan, Erfolgsrechnung, Bilanz, MwSt-Abrechnung und Ausgabenverwaltung. Alles perfekt auf die Schweizer Steuergesetze abgestimmt.

Ja! Sobald Sie eine Rechnung auf "bezahlt" setzen, wird sie automatisch in die Buchhaltung gebucht. Das System erstellt die Buchungszeilen für Bank (Soll), Erlös (Haben) und MwSt. (Haben) automatisch.

Der Kontenplan ist der Schweizer KMU-Standardkontenplan mit allen wichtigen Konten für Aktiven, Passiven, Eigenkapital, Erträge und Aufwände. Sie können den Kontenplan in den Einstellungen anpassen und neue Konten hinzufügen.

Ja! In der Buchhaltung können Sie manuelle Journal-Einträge erstellen. Das System prüft automatisch, ob Soll = Haben ist und verhindert fehlerhafte Buchungen.

Gehen Sie zu "Buchhaltung" → "Erfolgsrechnung". Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. Die Erfolgsrechnung zeigt automatisch alle Erträge und Aufwände des ausgewählten Zeitraums an.

Unter "Buchhaltung" → "MwSt-Abrechnung" sehen Sie alle MwSt.-pflichtigen Umsätze und Ausgaben. Das System berechnet automatisch die geschuldete MwSt. basierend auf Ihren Rechnungen und Ausgaben.

Ja! Sie können Ausgaben-Kategorien in den Einstellungen verwalten (unter Buchhaltung). Jede Kategorie kann einem Standard-Aufwandskonto zugeordnet werden, um die Buchung zu vereinfachen.

Bezahlte Rechnungen, die vor der Aktivierung des Buchhaltungssystems erstellt wurden, können Sie nachträglich buchen. In der Buchhaltungs-Übersicht sehen Sie eine Warnung und können alle offenen Rechnungen auf einmal buchen.

CAPTRO funktioniert optimal mit Chrome, Firefox, Safari und Edge in den neuesten Versionen. Wir empfehlen, Ihren Browser regelmässig zu aktualisieren für die beste Erfahrung.

Ja! Wir verwenden SSL-Verschlüsselung und sichere Server. Ihre Daten werden regelmässig gesichert und sind nur für Sie zugänglich. Wir halten uns an die DSGVO-Richtlinien.

Ja, Sie können Ihre Kontakte als CSV-Datei exportieren. Gehen Sie zu "Kontakte" und nutzen Sie die Export-Funktion. Weitere Export-Optionen sind in Entwicklung.

Sie können uns über das Kontaktformular auf dieser Seite erreichen oder direkt eine E-Mail an support@captro.io senden. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

Ja! Wir arbeiten an umfassenden Video-Tutorials für alle Features. Diese werden bald auf unserer Website und YouTube verfügbar sein. Aktuell finden Sie Hilfe in dieser FAQ.

Absolut! Wir freuen uns über Ihre Vorschläge. Nutzen Sie das Kontaktformular und wählen Sie "Feature-Request" als Kategorie. Wir bewerten alle Vorschläge und implementieren die beliebtesten.